1. Do czego służy ten dokument?
Niniejsza Polityka prywatności pozwala Ci dowiedzieć się, jakie dane możemy o Tobie gromadzić i w jaki sposób będziemy je wykorzystywać, a także zawiera informacje o Twoich prawach oraz o tym, jak możesz się z nami skontaktować.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
W jakich celach SIA „Starptautisko Pārvadājumu Loģistikas Centrs” (dalej: SPL Centrs) przetwarza Twoje dane osobowe:
- Przygotowywanie wszystkich rodzajów dokumentów celnych oraz realizacja procedur celnych na podstawie pełnomocnictwa klienta, w ramach zawartej umowy.
Naszymi klientami są głównie osoby prawne. SPL Centrs (Administrator) przetwarza ograniczony zakres danych osobowych, takich jak dane pracowników lub upoważnionych przedstawicieli przekazane nam przez klienta/partnera w celu świadczenia wybranej usługi zgodnie z warunkami zawartej umowy.
- Obsługa stron internetowych www.splcentrs.lv i logistics-customs.com, za pośrednictwem których nasi klienci mogą zamawiać usługi logistyczne oferowane przez nas i naszych partnerów, takie jak wszelkie procedury celne, transport i spedycja towarów, wizy dla kierowców, magazynowanie, przeładunek i obsługa ładunków itp.
W tym przypadku SPL Centrs (Administrator) przetwarza Twoje dane osobowe wyłącznie w związku z wysłaniem zapytania o ofertę lub zamówieniem wybranej usługi. Z kolei dostawca usługi poinformuje Cię o warunkach jej realizacji.
- Monitoring wizyjny prowadzony przez SPL Centrs na przejściach granicznych Terehovo i Grebnevo.
Głównym celem monitoringu jest zapobieganie naruszeniom prawa, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników SPL Centrs oraz ochrona mienia klientów SPL Centrs.
Celem pomocniczym monitoringu jest ograniczenie odpowiedzialności SPL Centrs w zakresie sporządzania deklaracji celnych klientów, zapobieganie sytuacjom konfliktowym z klientami w odniesieniu do liczby przekazanych/odebranych dokumentów lub informacji zawartych w deklaracjach.
2.1. Przygotowywanie wszystkich rodzajów dokumentów celnych oraz realizacja procedur celnych na podstawie pełnomocnictwa klienta.
Podstawa prawna przetwarzania danych:
- przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy;
- zgoda osoby, której dane dotyczą;
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na SPL Centrs / kliencie (np. wymogów dotyczących śledzenia przewozu towarów zgodnie z przepisami prawnymi);
- uzasadnione interesy SPL Centrs / klienta w zakresie kontroli wykonania umów gospodarczych oraz w celu dochodzenia i ochrony prawnych roszczeń SPL Centrs / klienta;
- informacje te mogą być przechowywane w bazach danych firmy, nawet po cofnięciu zgody lub rozwiązaniu umowy.
2.2. SPL Centrs prowadzi strony internetowe www.splcentrs.lv i logistics-customs.com, za pośrednictwem których klienci mogą zamawiać usługi logistyczne oferowane przez nas i naszych partnerów, takie jak procedury celne, transport, spedycja, wizy dla kierowców, magazynowanie, przeładunek i obsługa ładunków.
Podstawa prawna przetwarzania danych:
- przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy;
- uzasadnione interesy SPL Centrs / klienta realizowane w celu zawarcia i wykonania umowy gospodarczej.
2.3. Monitoring wizyjny SPL Centrs na przejściach granicznych Terehovo i Grebnevo:
Głównym celem monitoringu jest zapobieganie naruszeniom prawa, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników SPL Centrs oraz ochrona mienia klientów SPL Centrs.
Celem pomocniczym jest ograniczenie odpowiedzialności SPL Centrs w zakresie sporządzania deklaracji klientów, zapobieganie sytuacjom konfliktowym z klientami dotyczącym liczby przekazanych/odebranych dokumentów lub danych w deklaracjach celnych.
Podstawa prawna przetwarzania danych:
- Uzasadnione interesy SPL Centrs polegające na zapewnieniu bezpieczeństwa własnego oraz bezpieczeństwa klientów i ochronie mienia w celu zapobiegania przestępstwom.
- Uzasadnione interesy SPL Centrs związane z ograniczeniem odpowiedzialności firmy w zakresie przygotowania deklaracji celnych, rozwiązywania sporów i zapobiegania konfliktom z klientami.
Polityka monitoringu SPL Centrs na przejściach granicznych Grebnevo i Terehovo zawiera szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych w tym celu, w tym strefy objęte monitoringiem, okres przechowywania danych, prawa dostępu itp. Pełna polityka monitoringu SPL Centrs jest dostępna na stronie SPL Centrs (link do polityki monitoringu).
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
3.1. Opracowanie dokumentów celnych i procedur celnych na podstawie pełnomocnictwa klienta.
Dla klientów:
Osoby fizyczne:
Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, numer konta bankowego (jeśli dotyczy), dane zawarte w liście przewozowym CMR i/lub innych dokumentach przewozowych, takich jak data wystawienia dokumentu, nadawca i jego adres, odbiorca i jego adres, nazwa towaru, liczba opakowań, masa brutto ładunku, miejsce załadunku i rozładunku, czas przyjęcia towaru do transportu, a także wszelkie inne informacje wymagane do przygotowania deklaracji celnych w systemach elektronicznych (EDS, SIGMA, FIL BIL, ALTA itp.), które mogą zawierać dane osobowe.
Osoby prawne:
Imię, nazwisko, numer telefonu i e-mail osoby kontaktowej, dane zawarte w dokumentach przewozowych (CMR itp.), takie jak nadawca, odbiorca, adresy, nazwa towaru, liczba opakowań, masa brutto ładunku, miejsce załadunku i rozładunku oraz inne informacje wymagane do deklaracji celnych.
Dla pracowników i upoważnionych przedstawicieli klientów, dostawców, podwykonawców i innych partnerów:
Imię, nazwisko, osobisty numer identyfikacyjny (jeśli wymagany), stanowisko, numer telefonu, e-mail (jeśli wymagany). Dane mogą znajdować się w umowach, pełnomocnictwach, protokołach, korespondencji e-mail i innych dokumentach roboczych – mogą one zawierać informacje identyfikujące pracowników i przedstawicieli partnerów SPL Centrs oraz informacje o ich działaniach zawodowych.
Dla kierowców (realizujących przewozy na zlecenie klienta) wymagane są dane paszportowe: zdjęcie, imię, nazwisko, numer paszportu, osobisty kod (jeśli dotyczy), kraj i instytucja wydająca, data wydania, termin ważności, wzrost oraz inne dane zawarte w paszporcie.
3.2. W celu zapytania o cenę usług oferowanych przez partnerów SPL Centrs.
Informacje zawarte w zapytaniu zazwyczaj obejmują imię, nazwę firmy, numer telefonu i/lub adres e-mail oraz opis wymaganej usługi.
4. Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych
4.1. Przy opracowywaniu dokumentów celnych i procedur celnych na podstawie pełnomocnictwa klienta dostęp do danych osobowych mają upoważnieni pracownicy SPL Centrs, klienci, bezpośrednio upoważnieni dostawcy i podwykonawcy SPL Centrs.
Organy celne i podatkowe odpowiednich jurysdykcji – w celu realizacji procedur celnych.
Bezpośrednio upoważnieni pracownicy zewnętrzni SPL Centrs (świadczący wsparcie techniczne/prawne na podstawie umowy) – w zakresie przyznanych uprawnień dostępu.
W celu realizacji formalności granicznych i celnych dane dotyczące pojazdu, kierowcy (realizującego przewóz na zlecenie klienta) i przewozu mogą być przesyłane e-mailem naszym partnerom w Białorusi, Rosji, Uzbekistanie i innych krajach w zależności od miejsca docelowego ładunku.
Dane mogą być również przekazywane organom ścigania w przypadkach określonych przepisami prawa i w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków.
Dane serwera poczty e-mail – Google (wyłącznie w celu utrzymania działania poczty i kopii zapasowych danych; bez dostępu do treści wiadomości).
4.2. W przypadku zapytań o ceny usług oferowanych przez naszych partnerów biznesowych i/lub wysyłania zamówienia na usługę telefonicznie lub za pośrednictwem platformy SPL Centrs:
Upoważnieni pracownicy SPL Centrs, klienci oraz dostawcy wybranej usługi mają dostęp do danych osobowych;
Dane mogą być przekazywane organom ścigania w przypadkach określonych przepisami prawa i w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków;
Dostawca serwera poczty elektronicznej – Google (wyłącznie w celu zapewnienia działania poczty elektronicznej i przechowywania kopii zapasowych danych).
5. Okres przechowywania danych osobowych
5.1. Przy opracowywaniu wszystkich rodzajów dokumentów celnych i procedur celnych na podstawie pełnomocnictwa klienta:
Umowy z klientami są przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez 3 lata po jej zakończeniu.
Umowy z partnerami biznesowymi są przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz przez 3 lata po jej zakończeniu.
Kopie listów przewozowych CMR, dowodów rejestracyjnych pojazdów wykonujących przewozy oraz kopie paszportów kierowców przechowuje się przez 3 lata w celu umożliwienia śledzenia ładunku od miejsca odprawy celnej do miejsca dostarczenia. Kopie zapasowe danych są tworzone raz w miesiącu i przechowywane na zewnętrznym nośniku przez 3 lata.
W dokumentach wewnętrznych SPL Centrs mogą znajdować się dane identyfikujące pracowników, dostawców, partnerów biznesowych, pracowników podwykonawców lub upoważnionych przedstawicieli – przez okres niezbędny do wykonania danej pracy/zadania lub zgodnie z wymogami dotyczącymi przechowywania danego dokumentu.
Wiadomości e-mail zawierające dane osobowe są przechowywane tak długo, jak to konieczne do wykonania konkretnego zadania lub korespondencji.
E-maile zawierające informacje niezbędne do śledzenia ładunków przechowuje się przez 3 lata.
Wiadomości e-mail, które nie są potrzebne do pracy, są usuwane po 6 miesiącach.
Ceny usług oferowanych przez naszych partnerów są uzyskiwane i/lub przekazywane telefonicznie lub za pośrednictwem platformy SPL Centrs.
Notatki robocze i wiadomości e-mail zawierające dane osobowe są przechowywane tak długo, jak to konieczne do wykonania konkretnego zadania lub korespondencji.
Wiadomości, które nie są potrzebne do pracy, są usuwane po 6 miesiącach.
6. Twoje prawa i kontakt z nami
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, okresie ich przechowywania, a także o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawie do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawie do złożenia skargi do organu nadzorczego oraz do uzyskania informacji o źródle danych, jeśli nie zostały one zebrane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
Jeśli jesteś klientem SPL Centrs i chcesz uzyskać dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz się z nami skontaktować.
Jeśli jesteś pracownikiem klienta lub partnera SPL Centrs, w celu uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych skontaktuj się również ze swoim pracodawcą.
Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych: ofiss.splcentrs@gmail.com
Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do Państwowego Inspektoratu Danych Osobowych (Datu valsts inspekcija) Republiki Łotewskiej.