Opis systemu monitoringu wizyjnego
Głównym obszarem działalności SPL Centrs jest sporządzanie wszystkich rodzajów dokumentów celnych oraz realizacja procedur celnych, w tym odroczenie płatności gwarancji celnej, akcyzy oraz VAT. Usługi brokerskie SPL Centrs są dostępne na granicznych punktach kontrolno-przejazdowych Terechowo i Grebnewo.
System monitoringu wizyjnego SPL Centrs na granicznych punktach kontrolno-przejazdowych w Terechowie, Patarniekach i Grebnewie obejmuje monitoring w pomieszczeniach SPL Centrs, w tym w miejscach sporządzania deklaracji celnych, w punktach sprzedaży wyrobów akcyzowych oraz w salach wypoczynkowych dla klientów, pomieszczeniach pomocniczych, a także na terenach przyległych, takich jak drzwi wejściowe do biura, parking służbowy oraz parking dla klientów.
Decyzja o wdrożeniu systemu monitoringu wizyjnego została podjęta przede wszystkim w związku z częstymi incydentami bezpieczeństwa w pomieszczeniach SPL Centrs na granicznych punktach kontrolno-przejazdowych Grebnewo, Patarnieki i Terechowo, związanymi z konfliktami pomiędzy pracownikami a klientami, wspólnym spożywaniem alkoholu, bójkami oraz uszkodzeniami wyposażenia biurowego. W większości przypadków w ciągu jednego roku kalendarzowego skala i charakter incydentów były na tyle poważne, że wymagały interwencji policji na miejscu zdarzenia w celu rozwiązania sytuacji konfliktowej.
Drugorzędnym powodem wdrożenia systemu monitoringu wizyjnego jest fakt, że w praktyce często dochodziło do sytuacji konfliktowych z klientami lub ich przedstawicielami w związku ze sporządzaniem deklaracji celnych oraz zawartymi w nich danymi po dokonaniu odprawy i przekazaniu dokumentów klientowi/przedstawicielowi klienta i/lub po ich przedłożeniu odpowiednim organom. Przedstawiciele klientów gubią przygotowane dokumenty, twierdzą, że nie zostały one przekazane na granicznym punkcie kontrolno-przejazdowym lub że zostały sporządzone wbrew instrukcjom przedstawiciela klienta na granicznym punkcie kontrolno-przejazdowym. W takich sytuacjach bardzo trudno jest ustalić rzeczywiste warunki sporządzenia deklaracji, ponieważ zarówno pracownicy SPL Centrs, jak i przedstawiciele klientów (kierowcy) przekazują wzajemnie sprzeczne informacje.
Broker celny, ze względu na charakter swoich funkcji, ponosi odpowiedzialność za prawdziwość dokumentów składanych do organów celnych. Aby zwolnić brokera z odpowiedzialności, przyczyny naruszenia muszą mieć charakter siły wyższej i nie mogą być obiektywnie usunięte przez zainteresowany podmiot. Europejski Trybunał uznał, że zgłaszający nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość danych wskazanych w deklaracji złożonej do organu celnego wyłącznie w szczególnych okolicznościach, które ze swej natury są porównywalne do okoliczności siły wyższej. Należy podkreślić, że warunki te pozostają poza wpływem importera lub eksportera i nie mogą zostać wykryte nawet przy zachowaniu maksymalnej staranności i ostrożności [1].
W związku z powyższym, aby możliwe było szybkie i skuteczne rozwiązywanie takich sytuacji konfliktowych, aby nie narażać pracowników SPL Centrs oraz przedstawicieli klientów SPL Centrs na dodatkowy stres związany ze sporządzaniem wyjaśnień i opisywaniem sytuacji, a także w celu zapewnienia dowodów potwierdzających prawdziwość dokumentów składanych do organów celnych, SPL Centrs podjęło decyzję o zainstalowaniu kamer wideo z rejestracją dźwięku w miejscu sporządzania deklaracji celnych. W przypadkach, gdy wobec pracownika kierowane są groźby słowne lub składane są propozycje popełnienia czynów bezprawnych (wynagrodzenie, nakłanianie, zastraszanie), rejestracja dźwięku jest niezbędna do rozstrzygnięcia opisanych powyżej konfliktów, ponieważ bez odsłuchania nagrania strony zaangażowane nie są w stanie ustalić okoliczności zdarzenia ani zapobiec możliwym szkodom wyrządzonym spółce SPL Centrs.
CELE SYSTEMU MONITORINGU KAMER WIDEO
Głównym celem jest zapobieganie naruszeniom prawa, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników SPL Centrs oraz ochrona mienia klientów SPL Centrs i samego SPL Centrs. Celem drugorzędnym jest ograniczenie odpowiedzialności SPL Centrs w zakresie sporządzania deklaracji klientów, zapobieganie sytuacjom konfliktowym z klientami dotyczącym liczby przekazanych/otrzymanych dokumentów, danych zawartych w deklaracjach itp.GDZIE FUNKCJONUJE SYSTEM MONITORINGU WIZYJNEGO?
Grebnewo Zainstalowano 2 kamery. Adres lokalizacji kamer: Grebņeva, Floras, Kārsavas novads, Malnavas pagasts. Terechowo Zainstalowano 6 kamer. Adres lokalizacji kamer: Terehova, Jaunegles, Zalesjes pagasts, Zilupes novads. Patarnieki Zainstalowano 2 kamery. Adres lokalizacji kamer: „Napoleoni”, Patarnieki, Piedrujas pag., Krāslavas nov.JAK DZIAŁA SYSTEM MONITORINGU WIZYJNEGO?
Podstawa prawna przetwarzania danych. Prawnie uzasadnione interesy SPL Centrs polegają na zapewnieniu własnego bezpieczeństwa oraz bezpieczeństwa naszych klientów, a także ochronie mienia w celu zapobiegania naruszeniom prawa. SPL Centrs musi ograniczyć odpowiedzialność przedsiębiorstwa w związku ze sporządzaniem deklaracji klientów, eliminowaniem sytuacji konfliktowych z klientami dotyczących liczby przekazanych/otrzymanych dokumentów, danych zawartych w deklaracjach itp. Obszary objęte monitoringiem System monitoringu wizyjnego SPL Centrs na granicznych punktach kontrolno-przejazdowych w Terechowie i Grebnewie obejmuje monitoring w pomieszczeniach SPL Centrs, w tym w miejscach sporządzania deklaracji celnych (z rejestracją dźwięku), w punktach sprzedaży wyrobów akcyzowych oraz w salach wypoczynkowych dla klientów, pomieszczeniach pomocniczych, a także na terenach przyległych, takich jak drzwi wejściowe do biura, parking służbowy oraz parking dla klientów. Rozmieszczenie kamer wideo jest dobierane w taki sposób, aby obszar ich obserwacji był tak duży, jak to jest konieczne do realizacji konkretnego celu monitoringu wizyjnego. W obszarach ogólnodostępnych (stanowiska pracy do sporządzania deklaracji celnych (Terechowo, Patarnieki i Grebnewo), drzwi wejściowe do biura SPL Centrs (Grebnewo, Patarnieki), parking dla klientów (Terechowo), punkt sprzedaży wyrobów akcyzowych i strefa wypoczynku klientów (Terechowo), taras biura SPL Centrs oraz parking służbowy SPL Centrs (Terechowo), drzwi wejściowe do biura SPL Centrs (Terechowo)) umieszczone są odpowiednie oznaczenia informujące o prowadzeniu monitoringu wizyjnego. Kategorie podmiotów danych: wszelkie osoby znajdujące się w obszarze objętym monitoringiem wizyjnym, w tym pracownicy, klienci oraz odwiedzający. Kategorie danych: wizerunek osoby (wygląd zewnętrzny, zachowanie), miejsce rejestracji wizerunku osoby (pomieszczenie, lokalizacja kamery), nagranie audio głosu osoby (wyłącznie na stanowisku pracy przy sporządzaniu deklaracji celnych), czas rejestracji wizerunku osoby (data, godzina, początek i koniec nagrania). Prawa dostępu w SPL Centrs: Kierownictwo SPL Centrs; podmiot danych osobowych ma prawo do uzyskania informacji na swój temat na podstawie pisemnego wniosku. Przekazywanie danych poza SPL Centrs: organy prowadzące postępowania przygotowawcze, podmioty prowadzące czynności operacyjne, organy bezpieczeństwa państwa w celu uzyskania dowodów w sprawach karnych, sądy w celu uzyskania dowodów w rozpatrywanych sprawach. Klienci SPL Centrs mają prawo, na podstawie pisemnego wniosku, do uzyskania informacji na swój temat w celu rozwiązania sytuacji konfliktowej związanej ze sporządzaniem deklaracji celnych. Czas i miejsce przechowywania danych Biuro SPL Centrs Grebnewo, Grebņeva, Floras, Kārsavas novads, Malnavas pagasts oraz biuro SPL Centrs Terechowo, Terehova, Jaunegles, Zalesjes pagasts, Zilupes novads, biuro SPL Centrs Patarnieki, „Napoleoni”, Patarnieki, Piedrujas pag., Krāslavas nov. W miejscu sporządzania deklaracji celnych: 30 dni (okres odpowiada okresowi wskazanemu w umowie z klientami na przekazanie informacji o procedurach celnych i uzyskanie potwierdzenia, że odpowiedni towar został przedstawiony w urzędzie celnym odbiorcy) Na parkingu klienta (Terechowo): 30 dni (okres odpowiada średniemu maksymalnemu planowanemu czasowi przechowywania pojazdu na parkingu). Drzwi wejściowe do biura SPL Centrs, garaż SPL Centrs (Terechowo): 30 dni (okres odpowiada średniemu okresowi przechowywania przekazanego mienia). Taras biura SPL Centrs oraz parking służbowy SPL Centrs (Terechowo), punkt sprzedaży wyrobów akcyzowych i strefa wypoczynku klientów (Terechowo), kuchnia biurowa SPL Centrs (Terechowo), drzwi wejściowe do biura SPL Centrs, częściowo droga dojazdowa (Grebnewo, Patarnieki): 7 dni (okres odpowiada przewidywanemu czasowi wykrycia incydentów). TWOJE PRAWA Prawo dostępu do danych osobowych Podmiot danych ma prawo dostępu do swoich danych oraz do uzyskania informacji o celach przetwarzania danych, odpowiednich kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych osobowych, którym dane osobowe zostały ujawnione lub którym zostaną ujawnione, okresach przechowywania danych, a także do uzyskania informacji o istnieniu prawa do żądania sprostowania lub usunięcia danych osobowych podmiotu danych albo ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o prawie wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, jak również o prawie wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. W celu uzyskania danych na swój temat należy złożyć do SPL Centrs wniosek w formie dowolnej, wskazując możliwie jak najdokładniejszy czas, którego dotyczy nagranie, warunki rejestracji oraz opis własnej osoby (wygląd zewnętrzny, ubiór). Informacje te są nam niezbędne, aby móc zidentyfikować Państwa na nagraniu. Prosimy o wskazanie we wniosku, czy chcą Państwo otrzymać kopię nagrania, czy zapoznać się z nagraniem na miejscu. Należy pamiętać, że przygotowanie nagrania wymaga czasu, aby zidentyfikować żądane nagranie oraz „ukryć” dane identyfikujące inne osoby, jeżeli takie występują. Nie będziemy mogli spełnić Państwa żądania dotyczącego wglądu do nagrania lub wydania cyfrowej kopii nagrania dotyczącego Państwa osoby, jeżeli we wniosku nie zostaną wskazane powyższe informacje umożliwiające identyfikację właściwego nagrania. Prawo żądania usunięcia danych osobowych Spełnimy żądanie usunięcia Państwa danych osobowych w następujących przypadkach:- jeżeli dane osobowe nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
- jeżeli dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
- w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Państwo sprzeciwiają się usunięciu danych osobowych i zamiast tego żądają ograniczenia ich wykorzystywania;
- Państwa dane osobowe nie są już potrzebne SPL Centrs do przetwarzania, ale są niezbędne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w związku z prawnie uzasadnionymi interesami SPL Centrs do czasu potwierdzenia, że prawnie uzasadnione podstawy SPL Centrs nie są nadrzędne wobec prawnie uzasadnionych interesów podmiotu danych.
- wstrzymać przetwarzanie danych;
- kontynuować przetwarzanie danych, stosując dodatkowe środki minimalizacji danych;
- kontynuować przetwarzanie danych bez stosowania dodatkowych środków.
- Główny cel – zapobieganie naruszeniom prawa, bezpieczeństwo pracowników SPL Centrs, ochrona mienia klientów SPL Centrs oraz spółki SPL Centrs.
- Cel drugorzędny – ograniczenie odpowiedzialności SPL Centrs w zakresie sporządzania deklaracji klientów, zapobieganie sytuacjom konfliktowym z klientami dotyczącym liczby przekazanych/otrzymanych dokumentów, danych zawartych w deklaracjach itp.
- przekazaniu nagrania wideo/audio poza SPL Centrs, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa, gdy taka informacja nie jest przekazywana podmiotowi danych;
- wykorzystaniu nagrania wideo „przeciwko” osobie fizycznej (wszczęcie postępowania sądowego);
- przechowywaniu nagrania wideo przez okres dłuższy niż określony w polityce monitoringu wizyjnego SPL Centrs, z wyjątkiem przypadków, gdy nagranie musi być przechowywane nieco dłużej z powodu żądania podmiotu danych dotyczącego wglądu do nagrania lub wydania kopii odpowiedniego nagrania. W takich przypadkach okres przechowywania nagrania nie przekracza 30 dni ponad okres określony w polityce monitoringu wizyjnego;
- odzwierciedleniu tożsamości podmiotu danych w jakichkolwiek notatkach SPL Centrs, w dokumentach, które nie stanowią przechowywania nagrań wideo przez okres określony w polityce monitoringu wizyjnego SPL Centrs.